Audience de mise en état : comment se déroule cette phase avant le jugement ?

Votre avocat vous informe que votre dossier est renvoyé à une nouvelle « audience de mise en état ». Faut-il vous déplacer ? Votre avocat sera-t-il physiquement présent au tribunal ? Le dossier sera-t-il jugé ce jour-là ?

RÉPONSE COURTE. Le plus souvent, non : une audience de mise en état n'est pas l'audience au cours de laquelle le tribunal tranche le litige. Il s'agit d'une étape de préparation du dossier, fréquemment suivie de façon dématérialisée par les avocats et le tribunal. Les modalités exactes dépendent toutefois de la juridiction, de la chambre et des instructions données dans le dossier.

1. Qu'est-ce que la mise en état ?

La mise en état est la phase d'instruction d'une procédure civile écrite. Son objectif est simple : permettre au tribunal de recevoir un dossier complet, organisé et contradictoire avant de le juger.

Le juge de la mise en état veille au déroulement loyal de la procédure. Il contrôle notamment la ponctualité des échanges de conclusions et de pièces, fixe les délais nécessaires, peut adresser des injonctions et, lorsque le dossier le justifie, établir un calendrier de procédure.

Autrement dit, le juge ne statue pas encore sur la question principale - par exemple la responsabilité d'une entreprise, l'exécution d'un contrat ou l'indemnisation d'un préjudice. Il organise la préparation de l'affaire afin que chaque partie ait pu exposer ses demandes, ses arguments et ses preuves.

2. Pourquoi parle-t-on d'« audience » si personne ne plaide ?

Le mot « audience » peut prêter à confusion et résulte d'une époque pas si lointaine où l'ensemble des audiences de mises en état se déroulaient effectivement en présence des avocats.

Dans de nombreuses juridictions, les audiences de mise en état sont désormais gérées de manière dématérialisée : les avocats communiquent avec le greffe et le magistrat par la voie électronique et n'ont pas à se présenter physiquement, sauf demande particulière du juge ou difficulté nécessitant un échange en présence.

Il ne faut toutefois pas en faire une règle absolue. Devant le Tribunal de commerce la règle est encore celle d'une mise en état en présentiel. De plus certaines audiences d'orientation ou certains incidents peuvent se tenir en présentiel. Le bulletin de procédure et les pratiques de la chambre saisie précisent les modalités applicables.

Pour le client, une date de mise en état signifie toutefois généralement : « à cette date, le juge vérifiera où en est la préparation du dossier et décidera de l'étape suivante ».

3. Le RPVA, à quoi sert-il ?

Le RPVA est le Réseau privé virtuel des avocats. Il permet les échanges électroniques sécurisés entre les avocats et les juridictions : constitution d'avocat, transmission d'actes, envoi de conclusions, communication avec le greffe ou réception de bulletins de procédure.

C'est en grande partie grâce à cet outil que la mise en état par voie électronique est possible. 

Le client n'a pas d'accès direct au RPVA. C'est son avocat qui reçoit les informations procédurales, les analyse et l'informe des étapes utiles. Une absence de convocation personnelle du client à une date de mise en état est donc parfaitement habituelle.

4. Comment se déroule concrètement la mise en état ?

1. L'affaire est enregistrée par le greffe du Tribunal et les avocats se constituent. Le tribunal identifie les parties et leurs conseils. Le dossier reçoit un numéro de rôle général, souvent appelé numéro RG.
2. Le juge fixe une première échéance. Il peut demander au défendeur de conclure, au demandeur de répondre ou à une partie de communiquer une pièce manquante.
3. Les parties échangent leurs conclusions et leurs pièces. Les conclusions exposent les demandes et les arguments juridiques. Les pièces les prouvent. Chaque partie doit communiquer à l'autre ce qu'elle remet au juge : c'est le principe du contradictoire.
4. Le dossier peut être renvoyé à plusieurs reprises. À chaque date, le juge vérifie la diligence attendue et fixe, si nécessaire, une nouvelle échéance pour permettre une réponse utile. Il dispose également de sanction s'il considère qu'une ou plusieurs des partie manque de réactivité : injonction de conclure, clôture partielle, voire radiation de l'affaire. 
5. Des incidents peuvent être tranchés. Le juge de la mise en état dispose de compétences propres : exceptions de procédure, fins de non-recevoir, mesures provisoires, mesures d'instruction ou difficultés de communication de pièces, selon les demandes formées.
6. La mise en état est clôturée. Lorsque l'affaire est prête, le juge rend une ordonnance de clôture. Après cette date, les parties ne peuvent en principe plus déposer de nouvelles conclusions ni communiquer de nouvelles pièces, sauf hypothèses particulières prévues par les textes.
7. L'affaire est (enfin) jugée. Le dossier est orienté vers une audience de plaidoirie ou, lorsque les conditions sont réunies, vers une procédure sans audience avec dépôt des dossiers. Le jugement est ensuite mis en délibéré.

5. Pourquoi la mise en état peut-elle durer plusieurs mois ?

Une succession de renvois ne signifie pas nécessairement que le dossier est abandonné ou que le tribunal ne fait rien. La durée dépend notamment :

• du nombre de parties et de la nécessité éventuelle d'appeler un assureur, un sous-traitant, une entreprise ou un autre intervenant dans la procédure ;
• du nombre d'échanges de conclusions nécessaires pour répondre utilement aux arguments adverses ;
• du volume des pièces et de la complexité technique ou juridique du litige ;
• d'un incident de procédure ou d'une demande d'expertise ;
• du calendrier fixé par le juge et de la charge de la juridiction.

À l'inverse, un dossier peut être clôturé rapidement lorsque les demandes sont stabilisées, que les pièces sont complètes et qu'aucune partie n'a besoin de répondre davantage.

6. Que signifie « la partie adverse doit conclure » ?

Cela signifie que l'adversaire doit transmettre, dans le délai fixé, un écrit précisant ses demandes, ses arguments et les éléments sur lesquels il s'appuie. À réception, votre avocat vérifie ce qui est nouveau, ce qui appelle une contestation et ce qui peut être admis.

Deux options principales peuvent alors se présenter : demander un nouveau renvoi afin de répondre, ou considérer que le dossier est complet et solliciter sa clôture puis sa fixation pour être jugé. Cette décision relève d'une appréciation stratégique : répondre pour répondre n'est pas toujours utile, mais laisser sans réponse un argument décisif peut être préjudiciable.

7. Le client a-t-il un rôle pendant cette phase ?

Oui. Même si les échanges procéduraux sont accomplis par l'avocat, le client reste un acteur essentiel du dossier. Il doit notamment :

• transmettre rapidement les documents demandés ;
• signaler tout fait nouveau pouvant modifier les demandes ou la preuve ;
• relire les projets de conclusions lorsque son avocat les lui adresse ;
• conserver les originaux et ne pas communiquer directement avec le juge ou la partie adverse sur la procédure sans en parler à son conseil.

Ce qu'il faut retenir

La mise en état prépare le jugement : elle ne tranche pas encore le fond du litige.

Une date de mise en état ne suppose généralement ni la présence du client ni une plaidoirie.

De nombreuses mises en état sont suivies électroniquement par les avocats via le RPVA, mais les modalités varient selon les juridictions.

Plusieurs renvois peuvent être nécessaires pour assurer un débat complet et contradictoire.

La clôture marque la fin normale des échanges avant le jugement.

Sources